Wie bekomme ich eine UKE E-Mail-Adresse?

Normalerweise erhält jede:r Mitarbeiter:in des UKE bei seiner Einstellung automatisch eine E-Mail-Adresse. Sollten Sie noch keinen Mail-Account haben, beantragen Sie ihn mit einem Formular der Informationstechnologie (Link ins Intranet) .

Datenschutzinformationen nach DSGVO

Zweck der Datenverarbeitung

Das Lern-Management-System (Moodle) ist ein Verfahren zur Unterstützung der Lehre und des Lernens. Es stellt Werkzeuge zur Lehrorganisation, Kommunikation, Kooperation, Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien/Medien, Präsentation von Lehrinhalten (Web Based Trainings) für (Selbst-)Tests, Online-Klausuren und Einreichung schriftlicher Aufgaben bereit.

Personengruppen und zugeordnete Datenkategorien

Teilnehmer:innen

Logindaten (Anmeldename), Namen, E-Mail-Adresse (verschiedene Freigaben möglich), Moodle-Kurszuordnungen (ggf. mit Gruppenzugehörigkeiten), Zustimmung zu Nutzungsbedingungen, letzte Zugriffe (für Löschungen), Systemrollen mit jeweiligen Rechten, evtl. anfallende Nutzungsdaten (Einschreibungen, Beiträge, Feedbacks, Uploads, Messages, Selbsttests ...), Protokolldaten.

Lehrende (Trainer:innen / Editor:innen)

Diese Rollen werden für bestimmte Personen innerhalb von Moodle-Kursen zugewiesen. Zusätzlich zu den obigen Daten von Teilnehmer:innen können von diesen Rollen Inhalte zur Organisation der Lehre (Downloads, Lektionen, Medien, Testfragen) bereitgestellt bzw. erzeugt. Zusätzliche Daten können bei der Bewertung von Kurs-Leistungen anfallen (Kommentare, Feedback, Benotungen).

Kategorien von Datenempfängern und zugeordnete Daten

Rolle Teilnehmer:in

Zugriff auf eigene personenbezogene Daten und auf die jeweilig an den eigenen Personenkreis adressierten Informationen.

Rolle Trainer:in, Editor:in, Gast

Zugriff auf die den jeweiligen Kursen zugeordneten Daten (E-Mails, Namen, Rollen-, Kurs- und Gruppenzugehörigkeiten, Nutzungsdaten des Kurses z.B. Feedbacks, Kursnachrichten, Beurteilungen, ... ).

Rolle Moodle-Administration

Potentiell Zugriff auf alle vom System auf der Weboberfläche bereitgestellten Daten zu Fehlersuche- und Support-Zwecken. Weiterhin werden von dieser Rolle die Konfigurationseinstellungen und Rollenberechtigungen verwaltet.

System-Administration

Potentieller Zugriff auf alle Roh-Daten auf den Moodle-Servern (über Datenbanken und Dateisysteme).

Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Cookies (Browserdaten)

Es werden zur Realisierung des Logins "Sitzungs-Cookies" auf den Browsern der Besucher gespeichert. Derartige Cookies werden üblicherweise mit Beendigung des Browser-Prozesses gelöscht eine manuelle Löschung durch entsprechende Browser Funktionen ist aber ebenfalls möglich. Auf dem Server werden sie davon unabhängig nach 2 Stunden ohne Nutzung gelöscht. Nach der Löschung kann das System Sitzungsdaten nicht mehr einer Person zuordnen.

Server-Logdaten

Diese werden zur Analyse von Sicherheitsproblemen und Systemnutzung (aggregiert) über ein Jahr archiviert. IP-Adressen könnten von Strafverfolgungsbehörden im Zusammenspiel mit Providern genutzt werden, um einen Personenbezug herzustellen. Die Serverlogs werden von uns allerdings bereits nach spätestens einer Woche anonymisiert.

Nutzungs-Daten

Diese können oft von den Personen selbst vorzeitig gelöscht werden (Kurszugehörigkeiten, Forenbeiträge, Mitteilungen, ...). Meist werden Daten nach Abschluss des Kurses oder des Erhebungszwecks von den Kursverantwortlichen gelöscht. Nutzungsdaten in Pflichtfortbildungen werden nach 90 Tagen Kurszugehörigkeit gelöscht.

Login-Daten (Accounts)

Inaktive Logins werden nach 500 Tagen Inaktivität automatisch gelöscht. Nutzer, die bei der Erstanmeldung die Angaben zum Datenschutz nicht bestätigt haben, werden binnen 7 Tage aus der Datenbank automatisiert gelöscht. Unvollständige Nutzerkonten (Fehlanmeldungen ohne gültige UKE-E-Mailadresse) werden binnen 7 Tagen aus der Datenbank automatisiert gelöscht.

Ihre Rechte nach DSGVO

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf eine unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, die Herkunft der Daten, deren Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Diese Dienste sind ausweispflichtig und erfordern Ihr persönliches Erscheinen zu einem vereinbarten Zeitpunkt, um Missbrauch vorzubeugen.

Widerruf/Einschränkung Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Sie können Ihre Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen. Dafür würden wir Ihr Nutzungskonto (Account) löschen - der Account wird erst dann wieder angelegt, wenn Sie sich erneut einloggen. Ihre Nutzungsdaten gehen dabei verloren - daher müssen wir Sie bitten sich bei uns auszuweisen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Viele Inhaltsdaten lassen sich innerhalb Moodles in Standartformate exportieren: Materialsammlungen lassen sich z.B. als Zip herunterladen. Andere Daten lassen sich als Office-Dateien oder Textdateien herunterladen, Foren als Feeds oder Emails abonnieren und Termine als ICS exportieren.

Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Wenden Sie sich bitte zunächst direkt an den E-Learning-Support. Wenn ein Problem auch nicht mit dem UKE-Datenschutzbeauftragten gelöst werden kann, ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit für das UKE zuständig.

Datenherkunft/Datenquellen des Systems

Login-Daten

Accountname, Name und E-Mail, werden beim ersten Login (wenn dort vorhanden) über das Authentisierungssystem gesetzt.

Login-Daten (manuell)

Weitere Accounts können auf explizite Anfrage und in Koordination mit den jeweiligen Kursleitungen angelegt und den jeweiligen Kursen zugeordnet werden.

Kurszuordnungen

Die Zuteilung erfolgen entweder durch die Kursleitungen (meist zum Start eines Kurses) oder durch Selbsteinschreibungen.

Nutzungsdaten

Diese Daten ergeben sich aus der aktiven individuellen Nutzung des Systems, z.B. über das Ausfüllen von Eingabedialogen bei Kursaktivitäten.

Protokolldaten

Diese Daten ergeben sich aus der aktiven Nutzung des Systems und werden teilweise aufgrund von Haftungsfragen erhoben, zum Teil um Löschfristen umzusetzen oder wo ein zeitlicher Bezug zur Gewährleistung der Funktionalität wichtig ist (Beiträge, Messages, Aufgaben u.a.).

Einige der Maßnahmen zum Schutz Ihrer Privatsphäre

Transportverschlüsselung

Der Moodle-Server sichert die Kommunikation zwischen Ihrem Browser und dem Server über das Verschlüsselungsverfahren SSL/TLS (HTTPS) ab. Dabei kommt ein Zertifikat des Deutschen Forschungsnetzes zum Einsatz.

Einsatz von Session-Cookies

"Cookies" werden auf dieser Webseite nur für die Dauer eine Sitzung gespeichert und erhalten lediglich eine zufällig wechselnde Sitzungs-Kennung ("Session-Cookie"). Cookies von Drittanbietern werden nicht durch uns eingebunden. So wird Ihre Privatsphäre besser vor "Tracking" über mehrere Webangebote hinweg geschützt.

Datensparsamkeit

Wir bemühen uns nur die nötigsten Daten zu verarbeiten (Basisdaten sind nur "Mail-Adresse", "Loginname" und Ihr Name). Die Sichtbarkeit dieser Daten ist zusätzlich stark eingeschränkt.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Datenschutz-Grundverordnung

Datenschutzbeauftragter des UKE

Name: Matthias Jaster
E-Mail: datenschutz@uke.de
Phone: +49 (0) 40 7410 - 56890
Address: UKE, W34, Martinistraße 52, 20246 Hamburg